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Digitalizzazione archivi

Le fasi della digitalizzazione dei documenti

Un nostro consulente archivista effettua un check-up dell’archivio e stabilisce un piano di progetto. Prepariamo i documenti per la scansione salvaguardando l’integrità e la qualità degli originali. Utilizziamo scanner professionali, in grado di acquisire varie tipologie di fogli, dagli scontrini fiscali fino al formato A3. Indicizziamo le informazioni richieste e applichiamo regole di controllo sui dati. Puoi accedere al tuo archivio digitale in modo semplice e sicuro, con la nostra Gestione Documentale web. Effettuiamo controlli puntuali e tracciabili su presa in carico e restituzione.

Le due problematiche ricorrenti nell’archiviazione digitale riguardano:

  • La Bit Preservation: vale a dire, la possibilità di interpretare correttamente e integralmente i dati salvati anche a distanza di molto tempo.
  • La Logical Preservation: la possibilità di accedere ai dati, nonostante l’obsolescenza di sistemi hardware, applicativi e supporti.

 

La digitalizzazione degli archivi cartacei, così come tutti i casi di digitalizzazione dei documenti e di conservazione digitale, ha i suoi punti di forza in elementi quali:

  • Il formato – basato sull’immodificabilità dei dati e sull’incorporazione di tutti i dati necessari alla sua interpretazione;
  • Le garanzie di autenticità e integrità – funzione svolta, il più delle volte, dall’apposizione di firma digitale e marca temporale;
  • I metadati – necessari alla classificazione, all’archiviazione e alla gestione delle informazioni contenute nel documento.
  • La sicurezza dell’integrità dei dati – sistemi e procedure di manutenzione e di disaster recovery devono sottrarre le informazioni contenute nell’archivio digitalizzato ai rischi più o meno prevedibili.