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DocFinder fornisce tutti i servizi di gestione documentale fondamentali per consentire alle organizzazioni di catturare e gestire i file elettronici in formato pdf e di automatizzare i processi aziendali incentrati sui relativi documenti

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controllare il caos delle informazioni: documenti intelligenti

L’esplosione dei computer desktop, internet, intranet, e-mail hanno cambiato definitivamente il modo di operare delle aziende creando allo stesso tempo un nuova problematica su larga scala. Nonostante i numerosi benefici e altrettanti vantaggi apportati dall’uso delle nuove tecnologie, le aziende, di qualsiasi grandezza e natura, hanno il problema di gestire un numero di files in crescita esponenziale, decretando il successo o l’insuccesso della loro mission. Le aziende oggi richiedono che i sistemi operativi e soprattutto le applicazioni software gestiscano milioni di files creati da altrettanti utenti, team, fornitori, responsabili commerciali. E questa tendenza è destinata ad aumentare esponenzialmente. Ogni giorno, mentre il numero dei file cresce, il problema si aggrava tanto che la ricerca di soluzioni è diventata così scoraggiante che alcune aziende hanno semplicemente smesso di cercarla.

Capire il problema per trovare una soluzione

Prima di valutare possibili soluzioni, è necessario capire la natura delle informazioni all’interno delle aziende. Gli esperti le classificano in formattate e non formattate. I dati strutturati sono informazioni che vengono indicizzate usando dei campi predefiniti. Si controlla quindi che per ciascun documento sia stato inserito un numero, una data, un importo, un qualsiasi riferimento che ne permetta l’ identificazione nel breve e possibilmente anche nel lungo periodo. Oltre al recupero di informazioni si può accedere ai dati formattati per prendere decisioni critiche in breve tempo (report statistici e quant’altro). Nonostante le aziende riconoscano il valore dei dati strutturati solo una piccola percentuale di questi, compresa tra il 10% e il 20% è strutturata. Le restanti informazioni sono de-strutturate (appunti, e-mail, pagine web, fogli di calcolo, report, grafici, diagrammi, foto, siti web, manuali, libri bianchi, etc. etc.). Questo massiccio e caotico volume di dati rappresenta un investimento significativo sia di tempo che di denaro dal quale è molto facile desistere.

Approcci al problema

Ci sono tre opzioni per le imprese che sono sommerse dalla crescita esponenziale dei documenti digitali: non fare niente, implementare una soluzione proprietaria, affidarsi ad un centro servizi.

Fare niente.Per la maggior parte delle imprese questa non è un opzione ma resta di fatto l’unica realtà. La professionalità delle figure coinvolte e il costo degli investimenti rappresentano un forte deterrente per chi vuole intraprendere una soluzione al problema della gestione dei contenuti digitali.

Implementare una soluzione proprietaria. Un vasto numero di soluzioni proprietarie sono già sul mercato; molte mirano a soddisfare richieste di particolari settori altri ad accomunare le necessità più disparate. A prescindere dal target di riferimento tutte risentono degli stessi limiti:

  • Costo elevato delle licenze
  • Difficoltà di incorporare le soluzioni nei sistemi esistenti
  • Incompatibilità con altri sistemi proprietari
  • Le informazioni sui files vengono mantenute solo all’interno del sistema
  • Limiti nella personalizzazione
  • Ambiente esterno alle applicazioni

 

Viste queste difficoltà molte aziende preferiscono non investire in sistemi o soluzioni proprietarie

Affidarsi ad una soluzione in Outsourcing

Esternalizzare i processi di gestione documentale ad un outsourcer qualificato permette alle organizzazioni di migliorare la produttività e ridurre i costi mantenendo la propria struttura interna focalizzata sul core-business e delegando a professionisti esterni la cura di tutte le attività nelle quali specializzazione ed esperienza possono fare la differenza. DocFinder nasce dall’esigenza, sempre più sentita, di non poter rinunciare a un servizio efficiente senza con ciò investire grandi risorse.

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Crea – Indicizza – Ricerca: DocFinder è un sistema modulare di soluzioni attraverso le quali si possono facilmente creare maschere di inserimento dati personalizzate in base alle esigenze del cliente, provvedere da subito alla indicizzazione dei documenti, rendere immediatamente disponibili i documenti online. Contattaci per avere maggiori informazioni e scoprire la ns offerta