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OTT
2014

La fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione

Siamo al dunque: a partire dal 31 marzo 2015 il processo di digitalizzazione che dallo scorso 6 giugno 2014 ha coinvolto il primo gruppo di Enti pubblici vedrà coinvolgere tutti gli enti restanti. Più che di una innovazione si tratta di una vera e propria rivoluzione; a regime è ipotizzabile che saranno generate circa 60 milioni di fatture all’anno verso la PA e i potenziali fornitori sono circa 2 milioni.

La norma di riferimento è declinata dall’art. 1 commi da 209 a 214, L. 244/2007 (Finanziaria 2008); l’art. 211 definisce lo SDI, sistema di Interscambio, ovvero il canale per trasmettere le fatture elettroniche nei confronti delle amministrazioni pubbliche. In sostanza lo SDI è un sistema informatico in grado di ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche previste, effettuare controlli sui files ricevuti, inoltrare le fatture alle amministrazioni destinatarie. Il sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.

Il sistema di interscambio si occupa di:

  1. ricevere le fatture elettroniche;
  2. effettuare i controlli sui file ricevuti
  3. verificare l’integrità del documento informatico (ossia che non abbia subito modifiche successivamente all’apposizione della firma digitale)
  4. verificare l’autenticità del certificato di firma digitale (questa verifica ha l’obiettivo di verificare la validità del certificato al momento della firma)
  5. verificare la correttezza dei dati inseriti nella fattura (non la congruità degli importi)

 

Lo SDI valida inoltre i flussi delle fatture, le inoltra alle PA destinatarie, notifica gli esiti di invio/ricezione attraverso ricevute/notifiche, invia alla ragioneria generale dello stato i flussi per il monitoraggio della spesa pubblica.

Le caratteristiche della fattura elettronica sono le seguenti:

  • il contenuto è descritto in un file in formato XML. Questo è l’unico formato accettato dal Sistema di Interscambio (SDI)
  • L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite dalla firma digitale di chi emette la fattura
  • il fornitore è tenuto ad indicare nella fattura anche il codice del destinatario riportato nell’IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni)
  • Le fatture elettroniche devono essere trasmesse alla PA esclusivamente attraverso lo SDI
  • Ogni singola fattura deve essere firmata digitalmente dal soggetto che la emette o da un suo intermediario • L’estensione del file da inviare assume il valore di .xml o .xml.p7m (a seconda dei protocolli utilizzati, CADES o XCADES)

 

La complessità è inversamente proporzionale alla grandezza dell’azienda

Mentre le grandi imprese possono scegliere quale strada intraprendere per assolvere le proprie esigenze (ad es. l’adozione di plug-in e add-on per sistemi ERP), le piccole imprese si trovano davanti ad un bivio: sposare una delle tante soluzioni che il mercato offre oppure rivolgersi al proprio commercialista che potrebbe prendersi in carico l’intero processo… Processo che sotto la generica denominazione di “fatturazione elettronica” nasconde tutta una serie di adempimenti che lo rendono ben più articolato di quanto si possa pensare. La creazione e l’inoltro del famigerato file in formato xml infatti, sono solamente le prime e, obiettivamente, forse le meno complesse tra le fasi dell’iter. In pratica il processo di fatturazione elettronica alla PA prevede una serie di azioni distinte, sequenziali e inscindibili, riassumibili in tre fasi: emissione, trasmissione e conservazione.

In dettaglio:

1. l’emissione di una fattura in formato xml deve includere, oltre ai dati di legge:

  • codice IPA (relativo all’ente pubblico committente)
  • codice CIG (codice informativo di gara) e CUP (codice unico progetto, in caso di opere pubbliche) emessi dall’ente pubblico committente
  • firma digitale e riferimento temporale

 

2. La trasmissione della fattura medesima allo SDI (sistema di interscambio) tramite Posta elettronica certificata, protocollo internet https, ecc, che effettua il controllo e provvede a sua volta a:

  • inoltrarla all’Ente Pubblico coinvolto
  • restituire al fornitore, entro un tempo prefissato, un feedback di avvenuta accettazione/rifiuto della fattura 3. la conservazione sostitutiva – ossia esclusivamente in formato elettronico e non cartaceo – della fattura
  • nel caso in cui il fornitore decida di conservare elettronicamente solamente le fatture emesse alla Pa, dovrà predisporre un apposito sezionale del registro IVA
  • viceversa il fornitore dovrà provvedere alla conservazione sostitutiva della totalità delle fatture emesse

 

E’ da sottolineare che anche gli intermediari possono trasmettere le fatture elettroniche per conto dei fornitori allo SDI, possono adempiere all’obbligo di conservazione delle fatture ed essere designati in qualità di responsabili della conservazione.

Il fornitore della PA come può adempiere a quanto detto? Esistono numerosi strumenti gratuiti o a basso costo in grado di assolvere, in tutto o in parte, all’intero processo relativo alla fatturazione elettronica: dall’emissione, alla firma digitale, all’inoltro al sistema di interscambio, ad arrivare alla conservazione a norma.

  1. Fabio Pagano Rispondi

    Buongiorno. Cortesemente, richiedo se possibile un chiarimento su:

    “Nel caso in cui il fornitore decida di conservare elettronicamente solamente le fatture emesse alla Pa, dovrà predisporre un apposito sezionale del registro IVA”

    Avrebbe la possibilità di indicarmi il riferimento normativo dal quale nasce questa esigenza?

    Grazie.

  2. Luciano Pilla Rispondi

    Salve Fabio,
    nella conservazione delle fatture elettroniche, il principio di omogeneità sancito ex art 4 del D.M. 23 gennaio 2004, trova una importante eccezione proprio per ovviare a questo oneroso adempimento che pregiudicherebbe le scelte aziendali di passaggio alla fatturazione elettronica….
    La circ. n. 36/E del 6 Dicembre 2006 (Agenzia delle Entrate) ha previsto la possibilità di adottare due distinte modalità di conservazione attraverso l’utilizzo di appositi registri IVA sezionali.
    Spero di aver chiarito i suoi dubbi,
    saluti

  3. Fabio Pagano Rispondi

    Buonasera. La ringrazio per la risposta. Il D.M. del 23 gennaio 2004 è stato abrogato e sostituito dal D.M. del 17 giugno 2014 (l’abrogazione è contenuta nell’Art. 7 comma 2 del suddetto Decreto 2014). Nel D.M. del 17 giugno 2014 non si fa menzione relativamente alla necessità/possibilità di creare un sezionale separato per le fatture in conservazione sostitutiva qualora si utilizzi la conservazione cartacea per altri tipi di fatture (caso classico di chi emette sia fatture verso privati che verso la pubblica amministrazione, queste ultime obbligatoriamente da conservare in sostitutiva). La circolare n. 36/E dell’AdE del 6 Dicembre 2006 si riferisce al D.M. del 2004 abrogato, in quanto ne chiarisce alcuni aspetti, quindi dovrebbe non essere più valida. Se è vero quanto sopra, in base alla normativa vigente le ipotesi attuali sono 2: non è più possibile portare in conservazione sostitutiva le fatture di un solo sezionale lasciando le altre in conservazione cartacea, ma bisogna portare in sostitutiva tutte le fatture o nessuna (tenendo però conto dell’obbligatorietà di conservazione sostitutiva per le fatture pa, quindi il “nessuna” diventa impossibile da attuare) OPPURE è possibile portare in conservazione sostitutiva alcune fatture sì ed altre no, anche se facenti parte dello stesso sezionale (potrebbe essere questo lo spirito del citato D.M. .del 17 giugno 2014, nell’ottica di semplificazione degli adempimenti). Le sarei grato per una Sua valutazione/chiarimento. Grazie.

    • Luciano Pilla Rispondi

      Il Decreto di cui lei parla ovvero il D.M. 17 giugno 2014 introduce sostanziali novità tra cui l’eliminazione dell’obbligo di conservazione quindicinale delle fatture e l’invio dell’impronta all’AdE, tanto per citarne alcuni… Quanto agli altri aspetti e in particolar modo alla questione da lei sollevata sull’obbligatorietà o meno dell’adozione di appositi registri sezionali bisogna riferirsi ai vari decreti e regolamenti che regolano la materia tra cui spicca la ormai nota circolare 36/E dell’AdE…..

  4. Fabio Pagano Rispondi

    Il mio dubbio è che, come indicato nel mio messaggio precedente, la circolare n. 36/E dell’AdE del 6 Dicembre 2006 si riferisce al D.M. del 2004, che è stato abrogato e sostituito dal DM 17/06/14, che non fa alcuna citazione dei sezionali. Di conseguenza ritengo che la circolare 36/E non sia più valida, in quanto appunto chiarificatrice di una norma non più esistente: non dovrebbe più quindi essere considerata ai fini interpretativi (in quanto chiarisce una normativa ormai abrogata). Grazie.

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