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Mailroom
Il servizio MadeInMedia per la gestione della posta in ingresso

Mailroom

La mailroom consiste in un ambiente in cui sono posizionate delle stazioni di lavoro, ciascuna presieduta da un operatore. Ogni stazione è composta da PC, scanner professionale ed etichettatrice. L’operatore esegue le operazioni di seguito descritte:

  1. Le buste in ingresso vengono aperte laddove non esistono regole esplicite che gli impediscano di farlo
  2. Sul PC è aperta una maschera tramite la quale l’operatore, analizzando la busta e i documenti contenuti al suo interno esegue la protocollazione (data di arrivo, mittente e destinatario, unità organizzativa di competenza, classificazione, etc) e riempie dei campi specifici (metadati) in base al tipo di documento
  3. Il gestionale produce un codice a barre o un’etichetta parlante che viene stampata e apposto sulla prima pagina dei documenti inclusi
  4. L’intero pacchetto viene scansionato e l’immagine ottica entra a far parte del sistema documentale
  5. Il file viene smistato all’ufficio di competenza / processo
  6. Il cartaceo viene subito archiviato oppure mandato agli uffici, se necessario in originale.

 

L’inserimento di un nuovo documento nel sistema di gestione documentale viene notificato al BPMS (Business process management system) che verifica l’esistenza di una regola in base alla quale il documento deve essere instradato verso un opportuno workflow di lavorazione. Se trova la regola, dà inizio al processo specifico appropriato, in caso contrario segue un flusso generico.

A seconda delle caratteristiche del processo, il documento digitale potrebbe partecipare ad attività interamente automatiche oppure richiedere attività manuali, nel qual caso il documento verrà recapitato sulla “scrivania digitale” di un utente o di un ufficio competente in attesa di ulteriori lavorazioni.

Il processo può prevedere l’ingresso di un documento nell’ente non solo in forma cartacea ma anche, per esempio, direttamente in forma informatica via PEC oppure tramite un fax server o altro ancora.

Un punto importante da osservare è che, nel corso del processo che segue l’inserimento del documento in forma digitale nel sistema documentale, potrebbe succedere che i vari uffici coinvolti producano nuovi documenti elettronici e li aggiungano al fascicolo, sempre elettronico che comprende il documento iniziale.